Location per matrimoni
Come scegliere quella giusta

Il Cuoco Innamorato

Notizie

La scelta della location determina il 70% dell’esperienza percepita dagli ospiti: atmosfera, flussi, tempi di servizio, foto, budget. Questa guida è neutra e applicabile a qualunque struttura (ville, cascine, borghi, cantine, spazi industriali, ristoranti con parco).

Da dove si parte: stile, numeri, stagione, budget

Stile: country chic, elegante, contemporaneo, rustico, urban/industriale.

Numero ospiti (adulti/bimbi/over 70) e disposizione (tavoli rotondi/imperiali).

Stagione & meteo: serve sempre un piano B credibile (coperture, sale interne, riscaldamento/clima).

Budget: canone location + costi “nascosti” (service fee, allestimenti, affitto sale, overtime).

Regola d’oro: prima scegli stile & flussi della giornata, poi cerchi la location che li rende possibili (e non il contrario).

8 criteri chiave per valutare una location (senza farsi incantare dalle foto)

Capienza reale

Aperitivo, cena, dopocena: ogni momento ha un’esigenza diversa.

Chiedi la capienza con mise en place reale (tavoli, passeraggi staff, band/DJ).

Piano B meteo

Coperture contro pioggia/sole, sale interne, riscaldatori/ventilazione, pavimentazioni.

Spazi di back-up non “di serie B” rispetto all’esterno.

Spazi per catering/banqueting

Cucina di supporto o area di preparazione (acqua, corrente, forni, abbattitori, frigo).

Accessi per furgoni, montacarichi, percorsi “nascosti” per lo staff.

Logistica & flussi

Parcheggi, bagni adeguati, percorsi disabili/passeggini, tempi di spostamento tra aree.

Dove avviene il taglio torta? E il lancio del bouquet?

Audio, musica & orari

Limiti fonometrici, orari musica, spazi per band/DJ, prese elettriche, piano per vicini.

Possibilità di silent party o indoor dopo una certa ora.

Luci & foto

Orientamento del tramonto, zone ombra in piena estate, possibilità di lighting design.

Restrizioni su candele/fuochi freddi/faretti a terra.

Permessi & fornitori

Cerimonia civile simbolica/legale? Servono permessi?

Fornitori esclusivi/obbligati (catering, fiori, foto) e relative fee d’ingresso per fornitori esterni.

Alloggi & comfort

Camere in loco o convenzionate, transfer, nursery/bimbi, stanza sposi.

Piano per ospiti con esigenze alimentari o mobilità ridotta.

Match “stile ↔ location”: esempi rapidi

Country chic → casale con prato + legno, tavoli imperiali, lucine a bassa altezza.

Elegante classico → villa storica, affreschi, mise en place formale, band jazz.

Contemporaneo → spazio design, linee pulite, piatti minimal, cocktail bar signature.

Urban/industriale → capannone riqualificato, luci scenografiche, food station dinamiche.

Borgo storico → piazzetta per aperitivo, corte per cena, sala per piano B.

Timeline di selezione (realistica)

T–12/10 mesi: shortlist (3–5 location) su stile, capienza, budget.

T–10/8 mesi: sopralluoghi con checklist; raccolta preventivi comparabili.

T–8/6 mesi: scelta location e blocco data; definizione flussi (cerimonia/aperitivo/cena/torta).

T–3/2 mesi: site inspection operativo con catering/fotografo/light designer/DJ.

T–1 mese: verifica piano B e dettagli tecnici (corrente, luci, posizionamenti).

Cosa chiedere al sopralluogo (domande che fanno la differenza)

Qual è la capienza con la mise en place che vogliamo (imperiale/rotondi)?

Dove si svolgono aperitivo, cena, torta, dopocena se piove o c’è vento?

Quali sono i limiti audio e gli orari musica? Esistono soluzioni alternative (indoor/silent)?

C’è una cucina di supporto? Che dotazioni ha (kW disponibili, forni, frigo, lavelli)?

Fornitori esclusivi? Fee d’ingresso per fornitori esterni?

Cosa include il canone (sedie/tavoli/basecloth, pulizie, security, parcheggiatori)?

Quali sono le policy su candele/sparkler/fuochi freddi?

Esistono clausole di annullamento/ri-programmazione (maltempo, cause di forza maggiore)?

Costi & voci nascoste (da mettere a budget)

Canone location (giornaliero/mezze giornate/stagionalità).

Service fee & pulizie finali.

Noleggi (tavoli, sedie, illuminazione, pedane, generatori).

Fee fornitori esterni e overtime (per ogni ora oltre gli orari standard).

SIAE/permessi musicali dove previsti.

Transfer e camere staff (se richiesto).

Chiedi sempre un preventivo scritto dettagliato con tutte le voci e vincola le opzioni entro una data.

Checklist stampabile (essenziale)

Data e orari confermati (piani A/B/C)

Capienza reale con mise en place scelta

Coperture/pioggia/vento + sale interne disponibili

Dotazioni tecnica cucina (kW, acqua, forni, frigo)

Limiti musica/orari + soluzioni alternative

Luci ambientali + punti corrente per band/DJ/lighting

Parcheggi/bagni/accessibilità/percorsi disabili

Permessi, fee fornitori, policy candele/fuochi

Voci incluse nel canone + costi extra

Termini di annullamento e riprogrammazione

Scheda punteggio (per decidere con lucidità)

Assegna 1–5 a ogni voce; somma e confronta tra location.

Criterio Punteggio 1–5
Piano B credibile
Spazi cucina & logistica catering
Capienza con mise en place reale
Limiti musica/orari
Luci naturali/possibilità lighting
Accessibilità & servizi
Costi e trasparenza preventivo
Coerenza con lo stile desiderato
Alloggi & transfer ospiti
Feeling generale (vibe)
Errori comuni da evitare

Scegliere con gli occhi (foto) e non con flussi & tecnica.

Sottovalutare il meteo: piano B improvvisato = serata a rischio.

Non considerare limiti audio/orari (feste “mozzate” alle 23).

Capienza forzata: spazi stretti rallentano servizio e rovinano la mise en place.

Preventivi non comparabili: chiedi sempre stesse voci e condizioni.

FAQ rapide

È meglio location con catering interno o spazi in esclusiva?
Dipende dal progetto: il catering interno può semplificare logistica e costi, l’esterno offre più libertà di scelta. Valuta dotazioni tecniche e risultati reali (prove menù, referenze).

Quanti sopralluoghi servono?
Uno per selezionare, uno tecnico con i fornitori chiave (catering, audio/luci, fotografo). In caso di meteo incerto, un’ulteriore verifica finale.

Come gestire gli ospiti che pernottano?
Preferisci location con camere in loco o convenzioni/transfer chiari; comunica orari navette e check-out nella wedding welcome page.

Cosa includere nel contratto?
Orari, spazi utilizzabili, piano B, policy meteo, fornitori ammessi, fee, caparra, saldo, penali, condizioni di recesso e responsabilità.

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